Term of Reference (ToR) SC fasil LKMM Nas 2011

Squad :

• Tommi – FK Unila 2008
• Dion – FK Unand 2008
• Arif – FK Unjani 2008
• Astri Sulastri Prasasti– FK UII 2008
• Artha – FK Unud 2008

Jobdsek :
   Merumuskan standarisasi,job des Fasilitator, adapun contoh format standarisasi fasilitator ada di lampiran.
   Bertanggung jawab dalam mekanisme open recruitment dan seleksi fasilitator,
   Mengadakan TOF (adapun format TOF silahkan share dan diskusi dengan SC FASILITATOR LKMM NAS 2010).
   Pada hari pelaksanaan,bertanggung jawab dalam penentuan dan pembagian tugas fasilitator dan melakukan briefing dan evaluasi dengan para fasilitator.

Pembagian PJ SC FASIL:

1. Koordinator, PJ sc fasil lkmm nas : Tommi
2. PJ TOF : Astri, Dion, Artha
3. PJ koordinasi dgn SC lkmm nas lainnya : Tommi, Arif
4. PJ koordinasi dengan fasil lkmm nas : Artha, Dion, Arif

TOF (Training of Fasil)
Sc fasilitator selaku penanggungjawab terselenggaranya training of fasilitator lkmm nas 2011, telah menyusun detail teknis pelaksanaan kegiatan tof tersebut. Adapun

1. Persiapan TOF
2. Pelaksanaan TOF
   1. Pengenalan fasil dengan sc fasilitator dan sc lainnya+keakraban. Waktu: 30 menit
   2. penjelasan rundown acara dari sc acara, penjelasan rundown dan jobdes fasil dari sc fasil, dan penjelasan tugas fasil: kapan saat memfasilitasi diskusi, kapan mendampingi outbound. Waktu : 30 menit
   3. pemahaman TOR seluruh materi LKMM Nas+diskusi yg dipandu sc materi. Waktu 90 menit
   4. penjelasan cara mengisi lembar penilaian peserta dari sc follow up. Waktu: 30 menit
   5. penjelasan alur koordinasi antara fasil dengan seluruh sc lkmm nas. Waktu 30 menit

f. pembagian kelompok dan penanggung jawab kelompok. Waktu 15 menit

1. Pemberian materi. Waktu: 90 menit
   1.                                                                       i.      komunikasi efektif
   2.                                                                     ii.      menganalisa masalah terkait materi
   3.                                                                   iii.      mengelola kelompok
   4.                                                                   iv.      bagaimana melakukan pendampingan diskusi dalam kelompok
   5. AMT. Waktu 45 menit

i.  Ice breaking: fasil melatih icebreaking yg sudah mereka persiapkan. Akhir materi.
j.  dll

1. yang perlu disampaikan juga, tapi belum tercakup

        Joblist
        Tugas2 harian peserta
        Masalah case study
        Kebutuhan selama kegiatan LKMM berlangsung
        Reward & punishment

Poin penting training of fasilitator, inti kegiatan training of fasil:
1)       Pembekalan Term of Reference dan materi LKMM
2)       Pembekalan pendampingan kelompok: komunikasi, memancing kelompok utk memunculkan masalah
3)       Penjabaran dan pemahaman job description fasilitator

Plan A- revisi setelah netmeet
Hari pertama, 11 Juli 2011
13.00 – 13. 30            Pengenalan fasil dengan sc fasilitator dan sc lainnya+keakraban.
13. 30 – 14.00            penjelasan alur koordinasi antara fasil dengan seluruh sc lkmm nas
14.00 – 15.30             MATERI 1 komunikasi efektif
15.30 – 15. 45            istirahat coffee break + shalat
15.45 - 16.15                         latihan ice breaking 3 orang fasilitator: @ 10 menit
16.15 – 17. 15            Penjelasan rundown acara dari sc acara, penjelasan rundown dan jobdes fasil dari sc fasil, dan penjelasan tugas fasil: kapan saat memfasilitasi diskusi, kapan mendampingi outbound.
17.15 – 17. 45            latihan ice breaking 3 orang fasilitator: @ 10 menit
17. 45 – 19. 00           istirahat, shalat magrib dan shalat isya
19. 00 – 19. 30           latihan ice breaking 3 orang fasilitator: @ 10 menit
19.30 – 21.00             MATERI 2 bagaimana memunculkan masalah dalam diskusi kelompok
21.00 – 21.30             Coffee break dan latihan ice breaking 2 orang fasilitator: @ 10 menit
21.30 – 23. 00            pemahaman TOR seluruh materi LKMM Nas+diskusi yg dipandu sc                                         materi: (jika masih belum cukup, waktu bisa ditambah di hari kedua)
23. 00 – 23. 30           latihan ice breaking 3 orang fasilitator: @ 10 menit
23.30 – 23. 45            pembagian kelompok dan penanggung jawab kelompok
23. 45 - ....                   istirahat

Hari kedua, 12 Juli 2011
04. 30                         bangun pagi
04. 30 – 05.00            shalat subuh berjamaah
05. 00 – 05.30            senam bersama
05. 30 – 06. 00           sarapan pagi bersama
06.00 – 07.30             waktu bebas dan persiapan
07.30 – 07.35             pembukaan
07.35 – 08.15             AMT
08.15 – 09. 15            MATERI 3. Pendampingan dan pengelolaan kelompok
09.15 – 09. 45            penjelasan cara mengisi lembar penilaian peserta dari sc follow up
09.15 – 09. 30            persiapan outbound
09.30 - ??                    Outbound: fasil, SC dan panitia
14.00 – 20.00             istirahat/dan diskusi mengenai pemantapan materi, pendampingan kelompok, dan sebagainya.
20.00 – 22.30             briefing LKMM Nasional

Catatan:

1. Dimulai siang hari untuk mengantisipasi dan memberi waktu kehadiran fasilitator
2. Diharapkan ada outbound utk meningkatkan kerjasama dan kekompakan fasilitator dengan SC, dan panitia OC. Selain itu jg sebagai hiburan
3. Ice breaking yang akan diberikan fasilitator selama kegiatan dilatih di tiap pergantian materi. Tujuannya utk menyegarkan suasana saat training of fasil

Standarisasi,job des Fasilitator, adapun contoh format standarisasi fasilitator
Bertanggung jawab dalam mekanisme open recruitment dan seleksi fasilitator,

1. Go further,, kapan kita mau oprec fasil? Bulan maret?
2. Bagi-bagi PJ yuk, kira2 yg perlu dibagi:
   1. Bikin form penilaian utk oprec fasil: dion
   2. Bagian pengumuman2 : artha, arif
   3. Bagian penerima administrasi: astri, dion
   4. Bikin pertanyaan wawancara: arif, tommi

Desain OPREC

1. Pengumuman: syarat2 nya apa aja?
   1. Pengumuman tgl 30 maret, batas akhir pendaftaran 30 april
   2. Seleksi tgl 1-10 Mei (bergantung jumlah calon fasil yang daftar)
   3. Diberi waktu 1 atau 2 minggu utk dibuka pendaftaran:
   4. Calon fasil yang mau mendaftar mengirimkan email ke astri + syarat2nya
   5. Astri ngecek kelengkapan, trus diumumkan 3 hari setelah batas akhir pendaftaran siapa saja yg berkasnya lengkap dan boleh ikut wawancara
   6. Wawancara (oprec): dibagi posko: penanggungjawab tiap posko, dibagi yuk? Siapa aj yg diminta bantuan? Pertanyaan utk wawancara apa aja, dibikin seragam?
      1. PJ administrasi: astri, dion
      2. Pj wawancara motivasi: tommi, arif, dion
      3. PJ wawancara wawasan: artha, astri
      4. Penilaian oleh fasil:
         1. butuh waktu berapa lama utk masing2 kita menilai tiap calon fasil?
         2. mekanisme penilaian gmn? Berdasarkan borang penilaian?
         3. Pengumuman nama2 yg lulus seleksi fasil
            1. Kapan? 22 Mei 2011
            2. Via apa? Alternatif: di sms satu2. Dibuat pengumuman lewat note fb. Disebarkan lewat milis ismki.
            3. Briefing fasil dan pelatihan fasil (TOF): jaras komunikasi fasil

UNTUK SYARAT FASILITATOR
Syarat PENDAFTARAN fasilitator:

1. Curriculum vitae (tuliskan semua pengalaman anda terkait keorganisasian, dan pengalaman anda di kegiatan kepelatihan)
2. Surat rekomendasi/surat tugas dari institusi
3. Nota kesepakatan Nota kesepakatan à utk mengikat fasil jika terpilih, meminimalisir ketidakhadiran fasil di lkmm: sanksinya apa?
4. Motivation letter

Pertanyaan motivation letter:

1. Apakah anda pantas menjadi fasilitator?
2. Apa cita-cita atau impian anda?
3. Apa tujuan saudara untuk mendaftarkan diri sebagai fasilitator lkmm nasional ismki 2011?
4. Apa yang anda ketahui tentang fungsi dan peran fasil dalam pelaksanaan LKMM Nas?
5. Hal-hal apa sajakah yang saudara ingin raih bila menjadi fasilitator lkmm nasional ISMKI 2011?
6. Bagaimana kiat-kiat saudara untuk menjadikan diri sebagai fasilitator yang baik ?
7. Apa yang anda butuhkan dari kami selaku SC untuk anda?
8. Beberapa jauhkah kesanggupan saudara untuk mensukseskan LKMM NASIONAL ISMKI 2011?
9. Apa saran konstruktif saudara untuk LKMM NASIONAL ISMKI 2011 nantinya ?

Tahun lalu ada pertanyaan juga dari SC materi, perlu dimasukkan juga ato engga?
LIST PERTANYAAN

1. Jelaskan hubungan antara Manajemen wacana public dengan Public speaking!
2. Berikan contoh penerapan PPK dalam kehidupan berorganisasi!
3. Kasus:  A adalah ketua panitia, dan B merupakan Koordinator Sie, acara. terjadi perselisihan antar A dan B karena B menginginkan tiga orang pembicara ahli sebagai narasumber dalam seminar yang diadakan. Sedangkan A merasa bahwa hal tersebut akan memperberat pengeluaran panitia. Bagaimana solusi yang anda tawarkan?
4. Kasus : Pengadaan Kurikulum Kemahasiswaan dalam sistem pendidikan kedokteran Indonesia. Sebutkan pihak- pihak yang terlibat dalam advokasi kasus ini! JElaskan strategi anda secara singkat dan jelas!

Tata Tertib Fasil
Fasilitator wajib melaksanakan tata tertib yang berlaku sebagai berikut:

1. Peraturan net meeting
   1. Mengikuti kegiatan net meeting yang dilaksanakan oleh SC Fasilitator LKMM Nasional (pemberitahuan netmeeting dilakukan H-2)
   2. Jika berhalangan hadir, memberitahukan ketidakhadirannya maksimal 2 jam sebelum netmeeting
   3. Menghormati rekan lainnya dan menghargai pendapat dalam forum
   4. Jika ada keluhan dan permasalahan harus disampaikan dalam forum dan tidak diperkenankan menjadi permasalahan pribadi J
   5. ........................................

1. Peraturan Training Of Fasilitator
   1. Fasilitator LKMM nasional wajib mengikuti kegiatan training of fasilitator yang telah disusun oleh SC Fasilitator dan SC lainnya.
   2. Kegiatan training of fasilitator wajib diikuti dengan baik, serius, dan berorientasi pencapaian kompetensi.
   3. Menghormati dan menghargai trainer TOF, panitia OC dan semua pihak yang terlibat
   4. Mendukung dan menyukseskan pelaksanaan kegiatan TOF
   5. ...........................................

1. Peraturan selama kegiatan LKMM Nasional
   1. Menghormati dan menghargai panitia OC, pemateri dan berbagai pihak yang terlibat
   2. Membimbing dan terlibat aktif dalam forum di setiap materi kegiatan LKMM Nasional
   3. Bekerja sama sebagai tim dalam pelaksanaan LKMM Nasional
   4. Tidak diperkenankan meninggalkan forum atau lokasi kegiatan LKMM Nasional tanpa seizin dan sepengetahuan SC Fasilitator maupun rekan fasilitator lainnya
      1. Peraturan umum selama menjadi fasilitator LKMM Nasional
      2. Setiap orang memiliki peran dan kedudukan yang sama serta memiliki kesempatan yang sama. Tidak ada yang lebih baik atau lebih dihormati. Perbedaan jabatan hanya sebagai wadah untuk mempermudah koordinasi.
      3. Menghormati dan menghargai rekan fasilitator lainnya
      4. Fasilitator dan SC fasilitator adalah satu keluarga, demikian pula fasilitator dengan rekan panitia lainnya merupakan satu kesatuan yang bertujuan sama, menyukseskan kegiatan LKMM Nasional
      5. Setiap kegiatan wajib diikuti dengan serius, namun santai.
      6. Permasalahan yang muncul akibat fungsi dan tugas sebagai fasilitator wajib diselesaikan secara baik dan kekeluargaan.